Papierloses Büro Heidelberg

Der Begriff Papierloses Büro definiert die Einsparung auf papiergebundene Dokumente und macht sich die digitalen Lösungen zu Nutzen. Vorteile eines papierlosen Büros sind Arbeitseinsparung, Effizienzsteigerung und Umweltschutz.

Dank digitaler Technologien ist es heutzutage möglich, komplett auf Papier zu verzichten. Es ist allerdings entscheidend, dass die Technologie an die Arbeitsprozesse angepasst ist.

Wenn Sie Ihr Büro in ein Papierloses Büro transformieren möchten, sollten sie folgende Schritte gehen:

• Ermittlung von ineffizienten Prozessen zur Digitalisierung
• Schaffung von Bewusstseinsbildung für digitales Arbeiten und Papierlosigkeit im Unternehmen
• Entwicklung von Prozessen zur Digitalisierung
• Konkrete Entwicklung der digitalen Lösungen
• Umsetzung der digitalen Lösungen
• Dokumentation und Auswertung der Prozesse

Ein Büro muss nicht von heute auf morgen komplett digital werden. Es reicht völlig, den Digitalisierungsprozess Schritt für Schritt zu gehen.

Wenn Sie Ihr Büro auf ein Papierloses Büro umstellen wollen, ist es entscheidend, dass Ihre Mitarbeiter mit Ihnen an einem Strang ziehen. Sollten Ihre Mitarbeiter „am Papier festhalten“, können Sie folgende Maßnahmen ergreifen, Ihre Mitarbeiter zu motivieren:

• Aufklärung über die Vorteile von papierlosem Arbeiten (Kostensenkung, Produktivitätssteigerung, Sicherheit, Nachhaltigkeit, Datenzugriff von überall)
• Förderung durch Weiterbildungsveranstaltungen die ihre Mitarbeiter zum digitalen Arbeiten motiviert
• Angebot von „Arbeiten von überall“, sodass Ihre Mitarbeiter das papierlose Arbeiten ganz von selbst nutzen können

Wenn auch in Ihrem Büro papierlos gearbeitet werden soll, sind folgende Dinge essenziell:

• Digitale Infrastruktur in Form von einer Cloud
• Eine gut strukturierte Ordnerstruktur
• Geeignete Hardware zum Zugriff auf die digitalen Daten
• Mitarbeiter, die den Prozess des papierlosen Arbeitens fördern

Die Vorteile eines papierlosen Büros sind:

• Kostensenkung (Speicherkosten, Kopier- und Druckkosten, Kosten von Geschäftsprozessen, Sicherheits- und Datenwiederherstellungskosten)
• Produktivitätssteigerung durch einfacheren Zugriff und Weitergabe
• Mehr Sicherheit durch Dokumentenverschlüsselung
• Erhöhung der Nachhaltigkeit
• Zugriff der Daten von überall

Selbstverständlich hat ein Papierloses Büro auch Nachteile:

• Die Umstellung auf ein Papierloses Büro ist mit großem Aufwand verbunden, sämtliche Dokumente müssen digitalisiert werden, eine Struktur muss entwickelt werden und Arbeitsprozesse müssen angepasst werden.
• Man ist auf technische Hilfsmittel angewiesen, fallen Geräte oder Internet aus, sind die Ausweichmöglichkeiten gering
• Bei behördlichen Prozessen sind manche Dokumente nur in Papierform gültig. Dies gilt es stets zu prüfen.
• Manche Arbeitsprozesse, wie beispielsweise das Skizzieren von Hand auf Papier, können nur schwer durch digitale Alternativen ersetzt werden

• Strukturen müssen im Unternehmen bereits vorhanden sein, um die Befreiung vom Papier zu gewährleisten
• Mitarbeiter und Führungsebene muss die digitalen Abläufe akzeptieren und umsetzen
• Offenheit für Veränderung und Anpassungsbereitschaft sind daher elementar
• Oft fehlt das digitale Wissen zur Nutzung digitaler Tools
• Die Qualität elektronischer Datenträger ist vielerorts nicht ausreichend
• Wenn Papier und digitale Lösungen gleichzeitig verwendet werden, muss eine regelmäßige Synchronisation beider Verfahren stattfinden

Neben den technischen Parametern müssen in einem papierlosen Büro auch die rechtlichen Aspekte berücksichtigt werden. Diese Regelungen sind primär im Handelsrecht (HGB) und Steuerrecht (AO) definiert. Die jeweilige Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gilt für digitale Dokumente gleich wie für papierbasierte Dokumente. Für Dokumente wie Bilanzen, Bücher, Jahresabschlüsse, Inventare oder Buchungsbelege gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Für beispielsweise Geschäftsbriefe oder steuerrechtlich relevante Unterlagen gilt eine Archivierungspflicht von sechs Jahren.

Das Team von büroform hat über zwei Jahrzehnte Erfahrung in der Büroraumplanung und kann Sie perfekt dabei unterstützen, wenn es darum geht, Ihre Räumlichkeiten an papierloses Arbeiten anzupassen. Nehmen Sie direkt Kontakt auf und lassen Sie sich unverbindlich beraten.