Die digitale Welt zieht seit einiger Zeit mit großen Schritten immer schneller in unser Leben ein. Durch die Corona-Pandemie scheint sich diese Entwicklung noch einmal zu beschleunigen. Im Privaten als auch im Arbeitsalltag geht nichts mehr ohne Internet, Smartephones, Tablests und Laptops.
Meetings und Workshops, Beratungstermine und jede andere Art von Besprechungen können momentan nur noch bedingt Face-to-Face statt. Unter den Anbietern für digitale Meetings ist ein regelrechter ein Wettlauf um die User entfacht.
Doch wie gehe ich als Unternehmer die Digitalisierung richtig an?
Wenn Sie gerade konkret an einem neuen Büroprojekt arbeiten oder überlegen, Ihrem Büro eine Frischekur zu gönnen, ist es ungemein wichtig, von Anfang an den Rat von Experten einzuholen, mit denen ein ganzheitliches Projekt entsteht.
Weder die passende Bürotechnik noch revolutionäre Raumkonzepte können alleinstehend langfristig Erfolg bringen: Es benötigt beide Komponenten, um ein Büro 4.0 zu schaffen, das den Ansprüchen der heutigen Arbeitswelt gerecht wird und alle erhofften Vorteile im Arbeitsalltag zur Entfaltung kommen.
Neue Medientechnik erfordert eine neue Raumplanung
Um im Zuge der Digitalisierung sein Unternehmen zukunftssicher und am Puls der Zeit auszurichten reicht es nicht, lediglich moderne Medientechnik zu erwerben und diese in den Büros zu installieren. Vielmehr muss in völlig neuen Räumen und Raumkonzepten gedacht werden. Ein klassisches Schreibtisch-Büro lässt sich ja auch nicht durch das bloße Aufstellen von Projektoren in einen multimedialen Konferenzraum umwandeln.
Zeitgemäße Bürotechnik am Arbeitsplatz verlangt eine grundsätzliche Modernisierung von internen sowie externen Prozessen und Räumlichkeiten, um effektiv zu wirken, Mitarbeiter zu unterstützen und die Produktivität zu steigern. Nicht nur die Büroeinrichtung selbst bekommt ein Touch-up, sondern auch alles, was sich im Büro abspielt.
Studien belegen, dass Menschen heute im Privatbereich digitaler aufgestellt sind, als in Büros. Hier sollten bei vielen Arbeitgebern die Alarmglocken läuten, denn: Digitalisierung im Büro geschieht dabei meistens in der klassischen Top-Down-Bewegung: Führungskräfte sind häufiger und umfangreicher mit modernen technischen Geräten ausgestattet als ihre Mitarbeiter. Allerdings machen die Mitarbeiter den größten Teil des Unternehmens aus. Berücksichtigen Sie diesen Punkt, denn:
– Die Produktivität kann gesteigert werden, indem Mitarbeiter durch neue Büro Technik ausgestattet und entlastet werden
– nur wenn Ihren Mitarbeitern die Kombination aus moderner Medientechnik und dafür geeigneter, moderner Räume zur Verfügung
stehen, können die erhofften Effekte von Produktivitätssteigerung und verbesserter, schnellerer Kommunikation, eintreten
Wie moderne Raumkonzepte in Kombination mit neuer Bürotechnik wirken
In Zeiten von Home Office wirken klassische Bürokonzepte aus dem letzten Jahrhundert daher schnell wie Steinzeit-Relikte. Auch die immer wichtiger werdende Work-Life-Balance sowie der Drang nach lebenslangem Lernen und ortsungebunden Arbeiten fordern neue und der Zeit angepasste Konzepte in Sachen Medientechnik: Kollegen möchten miteinander interagieren, kommunizieren, sich vernetzen und in Teams arbeiten.
Einzel- oder Doppelbüros behalten zwar dabei nach wie vor ihre Daseinsberechtigung, Gemeinschafts- und Gruppenräume mit Beamern für Konferenzen, Meetings, Präsentationen oder den simplen Ideenaustausch werden allerdings immer wichtiger.
Die eigentliche Kernarbeit wird zunehmend digitalisiert. Dieser Trend wird sich auch in den nächsten Jahren fortsetzen. Es ist schon längst nicht mehr nötig, an einem statischen Arbeitsplatz die klassische 8-Stunden-Schicht zu verbringen. Vielmehr dürfen und sollen Mitarbeiter unterwegs sein, um sich frei entfalten und so effizient arbeiten zu können. Die Qualität der Arbeit sowie die Produktivität werden sich verbessern, wenn der Belegschaft unterschiedliche Möglichkeiten – auch in unterschiedlichen Räumen mit unterschiedlichen Techniken – geboten werden, um ihre Arbeit zu verrichten. Manch einer fühlt sich am stationären PC mit zwei Bildschirmen in seinem eigenen Büro wohl, ein anderer dagegen eher am Laptop in einem türlosen Großraum mit Kollegen zusammen oder gar Zuhause am Tablet.
Die neuen Technologien geben uns schier unendlich viele Optionen, wie Arbeit geleistet werden kann – es benötigt nur unseren Mut, diese auch zu nutzen. Hans-Ulrich Müller von Müllers Büro GmbH
In dem Moment, in dem Mitarbeiter sich bewegen dürfen oder nicht zwingend ihre Aufgaben vom Büro aus erledigen müssen, wird Platz geschaffen für Neues. Gleichzeitig „schrumpft“ das Büro, da technische Geräte immer kleiner werden und auf lange Sicht deutlich weniger analoge Papierakten sperrig Platz im Büro in großen Schränken verbrauchen. Vielleicht werden durch die Arbeit im Home Office weniger stationäre Arbeitsplätze vor Ort benötigt, dafür aber mehr Platz, um sich miteinander auszutauschen. Mehr Platz, um zu regenerieren und der Belegschaft einen deutlichen Mehrwert des Büros zu bieten.
Der Schritt zum Büro 4.0
Die Digitalisierung im Büro bietet viele Vorteile: Beispielsweise sind Cloudlösungen heute sicherer als die Arbeit mit einem einzelnen, autarken PC. Was passiert mit den Daten, wenn der PC kaputt geht? Backup vergessen? Adieu wichtige Daten. Ein temporärer Ausfall durch beschädigte PC-Komponenten kann sofort kompensiert werden, indem man auf einen anderen PC oder Laptop umsteigt, mit dem man auf die Cloud zugreift.
Konferenzen und Besprechungen werden nachweislich interaktiver und somit effektiver, wenn die Teilnehmer sich auf digitalen Whiteboards oder interaktiven Tafeln gemeinsam austoben können.
Mehrere Personen können und wollen heute gleichzeitig an ein und demselben Themengebiet dynamisch und auch von unterschiedlichen Orten aus miteinander arbeiten.
Zugriffe auf Arbeitsmaterialien finden nicht mehr nur analog im Büro selbst statt – Wissen und Dokumente werden digital jederzeit und überall zur Verfügung gestellt. Dies hat einen immensen Vorteil: Niemand muss mehr Zeit aufwenden und zwingend ins Büro kommen, um auf Ressourcen zuzugreifen. Die eingesparte Zeit erhöht die Produktivität der geleisteten Arbeit. Gleichzeitig macht das ortsungebundene Arbeiten Prozesse zeitlich und räumlich unabhängig und Arbeitsabläufe dadurch deutlich flexibler.
Es muss nicht mehr das Volumen eines ganzen Arbeitstages verloren gehen, wenn ein Mitarbeiter Zuhause einen Termin mit Handwerkern wahrnehmen muss – stattdessen kann er die Arbeit von dort verrichten.
Digitalisierung im Büro – der größte Vorteil für Sie
Einer der offensichtlichsten Vorteile moderner Medientechnik und eines papierlosen Büros ist die Kosteneinsparung: In erster Linie natürlich hinsichtlich des Bürobedarfs wie beispielsweise Papier oder teuren Druckerpatronen, welche wegfallen. Zudem aber auch durch die bereits erwähnte Zeitersparnis, wenn Daten digital bearbeitet und zur Weiterverarbeitung zur Verfügung gestellt werden. Automatisierte Prozesse sorgen zudem für eine optimale Ausnutzung sämtlicher Ressourcen.
Fazit: Digitalisierung im Büro bedarf ein völlig neues und modernes Bürokonzept
Aktuelle und zeitgemäße Bürogeräte sind erst der zweite Schritt hin zu einem modernen und digitalisierten Büro. Damit dies bestmöglich realisiert werden kann, ist es empfehlenswert, die Raumkonzepte bereits von Beginn an mit der Unterstützung von professionellen Büroplanern zu konzeptionieren. Nur so können Arbeitsabläufe nachhaltig und effizient optimiert werden.
Bei der Planung muss vor allem darauf geachtet werden, sich nicht nur auf eine Richtung zu versteifen: Auch, wenn Homeoffice sich sowohl bei Mitarbeitern, als auch bei Unternehmen immer größerer Beliebtheit erfreut, bleiben Büroräume am Standort des Unternehmens weiterhin ein fester Bestandteil in der Bürowelt.
